Como dice el dicho, “la primera impresión es la última impresión”. Así, la secretaria escolar puede ser considerada el corazón de la escuela. Y es bien sabido que sin el corazón es imposible que funcione el resto del “cuerpo escolar”. Las variadas responsabilidades que le corresponden a la secretaria de la escuela hacen que este lugar sea tan importante y especial en el desarrollo de una escuela.
La secretaría cubre todo tipo de documentos necesarios en el proceso burocrático escolar. Por tanto, se considera un lugar dinámico: siempre hay nueva información que gestionar y un gran movimiento de datos de alumnos, profesores y empleados de la escuela para ser supervisados y organizados por profesionales del sector.
La secretaría escolar es el sector que tiene como función principal realizar actividades de apoyo al proceso administrativo-pedagógico, donde se concentran las mayores responsabilidades relacionadas con la vida escolar del estudiante y la propia institución. Por ello, es fundamental que en cada establecimiento educativo exista un espacio físico adecuado para los servicios de secretaría. Incluso las instalaciones más sencillas deben albergar los servicios en un lugar seguro que permita realizar el trabajo. (MANUAL DE LA SECRETARIA, 2005 p. 16)
Así, el equipo escolar necesita considerar algunas cuestiones fundamentales para el buen funcionamiento de este importante sector:
- Dado que la secretaría de la escuela es un lugar tan importante e indispensable, necesita tener un ambiente que se adapte a las necesidades esenciales involucradas en su trabajo.
- La secretaria de la escuela debe tener un ambiente agradable y acogedor, donde las personas puedan sentirse bienvenidas.
- Debe estar muy bien planificado, optimizando todos los espacios disponibles, buscando siempre facilitar el trabajo. Los muebles que se utilizarán en el lugar deben priorizar la utilidad y la comodidad, ya que estos serán utilizados por muchas personas.
- La organización es otro aspecto a tener en cuenta, ya que un ambiente desorganizado puede interferir en el trabajo que se va a realizar (Mota, 2015).
- Por último, pero no menos importante, el profesional que trabaja en la secretaría de la escuela debe priorizar el buen servicio. El profesional del sector debe ser una persona atenta, centrada y muy discreta y ética, ya que trata directamente con los documentos. La secretaria del colegio es un entorno muy vulnerable en relación a la información confidencial. Por lo tanto, es necesario un mayor compromiso de este profesional para mantener la información confidencial en caso de situaciones necesarias.
También es importante que el director de la escuela se reúna con el secretario general de la escuela, buscando discutir ideas sobre cómo mejorar la secretaría. En esta reunión se podrán tratar temas como posibles remodelaciones y compras de materiales, de los cuales se analizarán presupuestos, en caso de ser necesario. Después de aplicar las mejoras sugeridas por el equipo de secretaría, el gerente debe:
- Evaluar si la adecuación del lugar ha traído mejoras en el trabajo de los empleados en este ambiente, en el sentido de optimizar tiempo, espacio, organización.
- Evaluar con el público externo, si hubo mejoras en la asistencia en la secretaría del colegio, a través de una investigación de campo, recogiendo también, si es posible, sugerencias.
Así, es necesario tener presente que la secretaría escolar es un lugar imprescindible para el buen funcionamiento de la unidad educativa. Debe haber inversión en recursos materiales y humanos para que este ambiente escolar desarrolle su rol con excelencia y funcione plenamente, sirviendo también a la comunidad que lo rodea.
Referencias:
Secretaria para el buen servicio – Dirección de la escuela. https://gestaoescolar.org.br/espaco/secretaria-bem-atender-espaco-atendimento-recepcao-854100.shtm
Ceará. Secretaría de Educación Básica Manual de la secretaria escolar / Secretaría de Educación Básica de Ceará – Fortaleza: SEDUC, 2005. 104p. Disponible en: https://www.cee.ce.gov.br/phocadownload/Informacoes-gerais/manual%20do%20secretrio.pdf . Acceso en 1 set. 2016
Fuente: https://adventisteducators.org/
